Vorlage und Muster für Auslagenerstattung zur Erstellung und Anpassung – Öffnen im Excel (XLSX)– und Spreadsheet
| Excel (.xlsx) Datei |
| ⭐⭐⭐⭐⭐ 4.12 |
| Ergebnisse – 8267 |
| Autor – Klara Hohenstein |
| Prüfer – Anselm Breitenbach |
Zwei verschiedene Excel-Vorlagenoptionen
Hier haben wir vier weitere Optionen im Excel-Format zum Herunterladen der Vorlage für Sie bereitgestellt.
1. Welche Belege und Dokumente müssen für eine korrekte Auslagenerstattung eingereicht werden?
Für eine korrekte Auslagenerstattung sind bestimmte Belege und Dokumente erforderlich. Dies umfasst:- Rechnungen: Sie müssen detaillierte Rechnungen beilegen, die den Betrag, Datum und Beschreibung der Ausgaben klar ausweisen.
- Quittungen: Für kleinere Ausgaben wie Taxi, Parkgebühren oder Verpflegung sind Quittungen notwendig.
- Bankauszüge: Falls verfügbar, sollten Bank- oder Kreditkartenabrechnungen als zusätzlicher Nachweis beigefügt werden.
- Genehmigungen: Eventuell erforderliche Genehmigungen oder Vorabfreigaben sollten auch berücksichtigt und beigefügt werden.
2. Gibt es eine Frist, bis wann die Auslagenerstattung beantragt werden muss?
Ja, es gibt üblicherweise eine Frist, innerhalb derer Auslagen erstattet werden können:- Die Frist beträgt häufig 30 Tage nach dem Datum der Ausgabe.
- Überprüfen Sie interne Richtlinien, da diese je nach Unternehmen variieren können.
- Fristverlängerungen können in besonderen Umständen möglich sein, müssen jedoch von der zuständigen Abteilung genehmigt werden.
3. Wie wird der Erstattungsbetrag für unterschiedliche Kostenarten berechnet oder festgelegt?
Für die Berechnung oder Festlegung des Erstattungsbetrags müssen folgende Punkte beachtet werden:- Reise- und Übernachtungskosten: Diese werden meist gemäß genormter Raten erstattet, die im Voraus festgelegt sind.
- Verpflegung: Oft gibt es Pauschalbeträge oder Höchstsätze für Mahlzeiten.
- Materialkosten: Diese müssen anhand der tatsächlichen Kosten und vorgelegten Belege erstattet werden.
- Andere Ausgaben: Diese werden im Einzelfall geprüft und unter Berücksichtigung interner Richtlinien genehmigt.
4. Was passiert, wenn ein Beleg fehlt oder unleserlich ist?
Fehlende oder unleserliche Belege können zu Problemen bei der Erstattung führen und die Bearbeitungszeit verlängern:- Unleserliche Belege: Versuchen Sie, eine Kopie des Originals beizulegen. Falls das nicht möglich ist, erläutern Sie die Ausgabe detailliert im Antrag.
- Fehlende Belege: Kontaktieren Sie den Verkäufer oder Dienstleister, um eine Kopie des Belegs anzufordern. In einigen Fällen kann eine eidesstattliche Erklärung akzeptiert werden.
- Alternative Nachweise: In bestimmten Fällen können auch Bankauszüge oder Kreditkartenabrechnungen als Nachweis akzeptiert werden.
5. An wen soll der ausgefüllte Antrag auf Auslagenerstattung geschickt werden?
Der ausgefüllte Antrag muss an die zuständige Person oder Abteilung geschickt werden:- Personalabteilung: In vielen Unternehmen ist die Personalabteilung für die Bearbeitung von Auslagenerstattungen zuständig.
- Buchhaltungsabteilung: Einige Unternehmen verlangen, dass Anträge direkt an die Buchhaltung gesendet werden.
- Direkter Vorgesetzter: Manchmal muss der Antrag zuerst vom direkten Vorgesetzten genehmigt werden, bevor er zur weiteren Bearbeitung an eine zentrale Stelle weitergeleitet wird.