Öffnen – Verpflegungsmehraufwand

1. Welche Nachweise sind für die Anerkennung von Verpflegungsmehraufwand erforderlich?

• Reisebelege: Führen Sie alle Dokumente wie Hotelrechnungen, Flugtickets, Bahnfahrkarten oder andere Transportbelege auf, um den Reisezeitraum zu dokumentieren.
• Agenda: Eine detaillierte Reiseroute oder Besprechungsagenda kann ebenfalls hilfreich sein, um den geschäftlichen Charakter der Reise zu belegen.
• Tägliche Aufzeichnungen: Führen Sie täglich detaillierte Aufzeichnungen darüber, wann und wo die Reise stattfand, welche Dauer sie hatte und wie viele Tage Verpflegungsmehraufwand beantragt werden.
• Excel-Vorlage: Nutzen Sie eine gut strukturierte Excel-Vorlage, um alle relevanten Informationen ordentlich zu dokumentieren.

2. Wie berechne ich die Höhe des Verpflegungsmehraufwands bei mehrtägigen Geschäftsreisen?

• Dauer der Abwesenheit: Berechnen Sie die genaue Dauer der Abwesenheit von zu Hause in Stunden.
• Staffelung der Pauschalen: Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen gibt es unterschiedliche Pauschalen für Abwesenheiten von 8-24 Stunden und für volle Kalendertage. Tragen Sie diese entsprechend in Ihre Excel-Vorlage ein.
• Anteiligkeit: Für An- und Abreisetage gelten häufig andere Pauschalen als für volle Tage. Stellen Sie sicher, dass diese korrekt in Ihrer Vorlage berücksichtigt werden.
• Übernachtung: Beachten Sie, dass Übernachtungskosten separat und zusätzlich zum Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden können.

3. Was muss ich beachten, wenn ich im Ausland Verpflegungsmehraufwand geltend mache?

• Länderspezifische Pauschalen: Informieren Sie sich über die länderspezifischen Pauschalen, die von der deutschen Steuerverwaltung veröffentlicht werden. Diese variieren je nach Zielland und können jährlich sowohl angepasst werden.
• Währungsumrechnung: Falls Sie Kosten in fremden Währungen tragen, stellen Sie sicher, dass Sie diese korrekt in Euro umrechnen. Verwenden Sie den jeweiligen Wechselkurs zum Zeitpunkt der Reise.
• Auslandstage: Tragen Sie in Ihrer Excel-Vorlage den Ort, die Dauer und die Höhe der anzuwendenden Pauschale ein.

4. Wie trage ich die unterschiedlichen Verpflegungspauschalen in der Steuererklärung richtig ein?

• Steuerformular: Nutzen Sie die Anlage N der Steuererklärung, um die Verpflegungsmehraufwände einzutragen.
• Excel-Vorlage: Summieren Sie die jeweiligen Verpflegungsmehraufwände aus Ihrer Excel-Vorlage und tragen Sie die Gesamtsumme in das Steuerformular ein.
• Unterteilung: Gliedern Sie in Ihrer Excel-Vorlage klar auf, welche Beträge für Inlandsreisen und welche für Auslandsreisen sind – diese sollten im Steuerformular getrennt aufgeführt werden.

5. Kann ich Verpflegungsmehraufwand auch bei eintägigen Geschäftsreisen ansetzen?

• Mindestreisedauer: Für eintägige Geschäftsreisen können Sie Verpflegungsmehraufwand geltend machen, wenn Ihre Abwesenheit mindestens 8 Stunden beträgt.
• Pauschalen: Entsprechend der gesetzlichen Pauschalen, können Sie bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden den gültigen Pauschalbetrag ansetzen.
• Dokumentation: Auch hier ist eine sorgfältige Dokumentation in Ihrer Excel-Vorlage erforderlich, um die Reisedauer und den Zweck der Reise nachzuweisen.